När vi tar oss an nya uppdragsgivare, börjar vi alltid med en grundlig workshop. Under denna inledande session går vi tillsammans igenom uppdraget i detalj, lär oss om uppdragsgivaren och deras specifika marknad. Vi diskuterar produkten de säljer och identifierar vilka de vill ha möten med. En viktig del av denna workshop är att definiera en Ideal Customer Profile (ICP), som kommer att ligga till grund för vår prospektering.
Efter workshopen går vi tillbaka till vår kammare för att göra den tekniska uppsättningen. Detta inkluderar att konfigurera e-post från uppdragsgivarens domän, säkerställa att vi har tillgång till och kan boka möten i deras kalendrar, skapa e-postsignaturer och se till att inbjudningar till videomöten kan skickas ut smidigt. Våra seniora mötesbokare tar fram förslag på samtalsmanus, vi sätter upp e-postmallar och, viktigast av allt, vi börjar prospektera.
Vid prospekteringen utgår vi från vår definierade ICP och använder endast högkvalitativa källor för att säkerställa att vi får rätt kontaktuppgifter till rätt personer. Detta är avgörande för att kunna hålla ett högt tempo. I vissa projekt kan vi inte bygga listor på traditionellt sätt, till exempel när det krävs detektivarbete för att identifiera rätt kontaktpersoner, eller när marknaden är så pass liten att varje företag och organisation måste vårdas ömt.
Målet är att så snabbt som möjligt ta första kundkontakten. I vissa projekt väljer vi att börja med e-post, särskilt när det inte är helt självklart vem vi ska prata med. Då skapar vi e-postautomationer där kunden får två till tre kontaktförsök via e-post innan vi ringer upp. I andra projekt söker vi dem direkt via telefon, gör några samtalsförsök och går sedan vidare till e-postautomationer om det behövs.
Vi använder en tjänst som låter oss koppla upp vår uppdragsgivares kalender och se vilka lediga tider som finns att boka. Därefter skickas automatiskt en mötesinbjudan med videomöteslänk till både kunden och uppdragsgivaren.
Vi håller också noga koll på vilka möten som genomförs och om det sker NoShows eller avbokningar. Detta gör att vi kontinuerligt kan justera våra processer för att bli ännu effektivare.
Vi har genomfört denna process många gånger och vet vilka fällor vi kan trampa i. Vanligtvis tar det ungefär en vecka att komma igång, förutsatt att vi får tillgång till allt vi behöver från vår uppdragsgivare. Sedan är det bara att köra på!